Asistentes Virtuales en España (VA SPAIN)
"Emprendedor: toda la ayuda que necesitas"
Créeme que no podía terminar el año de mejor forma: feliz y ocupada. Hoy tengo prisa por contarte algo que sé que te va a resultar interesante, una gran oportunidad que vale la pena aprovechar.
Te cuento más: Franck Scipion y otros 12 expertos en temas de negocios están preparando lo que han llamado el Hangout Training de Navidad 2012.
Como sabes, las transcripciones son una de las tareas que realizo en mí día a día como Asistente Virtual y hoy voy a hablarte de cómo sacar partido de las transcripciones de audio a texto para crear nuevas entradas para tu blog como un verdadero profesional. [Read more…]
Como todo emprendedor, dedicas muchas horas a tu negocio y te gustaría trabajar con más eficiencia, porque deseas que la mayor parte del tiempo esté destinada a hacer lo que más te gusta: ganar nuevos clientes, fidelizar a los que ya tienes, desarrollar nuevos productos, ofrecer más y mejores servicios, innovar…
Sin embargo, tu día tiene sólo 24 horas, como para todo el mundo y es muy probable que, al final del día, no hayas conseguido hacer ni la mitad de las tareas que te propusiste. ¿Qué pasó? ¿Qué estabas haciendo mientras las preciosas horas volaban? Los trucos para aprovechar mejor el tiempo y ser más eficiente en la conducción de tu emprendimiento son muy sencillos y en esto puedo ayudarte, pero antes debemos… [Read more…]
Por esas paradojas de la era Internet, los dispositivos se hacen cada vez más pequeños, los procesos se hacen cada vez más rápidos y el tiempo parece diluirse. Pese a que el día tiene las mismas 24 horas para todos… ¡nunca conseguimos tener tiempo para todo!
Ya hemos hablado de esto anteriormente: el tiempo es algo que no se puede acumular, detener ni acelerar. Es uno de los bienes más abundantes y al mismo tiempo más escasos en los tiempos modernos. [Read more…]
La base de datos es la llave del marketing contemporáneo, basado en el diálogo con el cliente. Las nuevas tecnologías de la información y la comunicación permiten identificar al cliente y anticiparse a sus deseos, gustos y necesidades, contribuyendo a su fidelización mediante información, ofertas y obsequios especiales. Muchas tareas del manejo de la base de datos se realizan automáticamente, pero para otras es imprescindible la atención personalizada.
Para empezar, es importante saber algunas cosas acerca de la base de datos. No es raro recibir un llamado telefónico o un correo electrónico con ofertas comerciales que nos obligan a preguntarnos ¿de dónde obtuvieron nuestros datos? Como los clientes confían en nosotros, y atentos a la legislación que existe al respecto, debemos asumir la obligación de preservar los datos sensibles.
Un aspecto a tener en cuenta es que una “buena base de datos” es en realidad el resultado de un lento trabajo de mantenimiento y actualización, y no un conjunto de un millón de direcciones de correo electrónico compradas por Internet. La experiencia indica que una campaña de marketing a través de correos electrónicos pertenecientes a este tipo de bases de datos ¡está irremediablemente condenada al fracaso!
La forma de obtener los datos es mediante el diálogo y, por supuesto, el consentimiento del cliente. Internet ofrece múltiples herramientas, como encuestas, suscripciones a boletines, registros y mucho más. El otro aspecto importante es que la base de datos debe permitir la “segmentación” de clientes, de acuerdo a datos demográficos, hábitos y volúmenes de compra, y lo que tu imaginación te dicte. Así sabrás quiénes son tus “mejores clientes”, cuáles podrían llegar a serlo, qué deberías hacer para fidelizarlos, y podrás diseñar programas para aumentar las ventas e investigar por qué algunos clientes compran poco si, de acuerdo a tus datos, podrían gastar un poco más…
Gestionar y mantener una base de datos implica integrar sistemáticamente información relevante sobre los clientes, para después analizarla e interpretarla estratégicamente. Para conseguir este objetivo, no solamente se debe contar con la tecnología adecuada, sino también con colaboradores capacitados para llevar a cabo las tareas correspondientes. A veces las organizaciones no otorgan al mantenimiento de la base de datos la importancia que merece, asignando la tarea a personas que a la vez deben cumplir otras múltiples funciones. Sin embargo, los errores –muy frecuentes- en las bases de datos, dificultan la comunicación con el cliente, pueden llevar a la no resolución satisfactoria de una queja o conflicto y desembocar en la pérdida de ese cliente. Y si un cliente contento comenta su satisfacción con dos o tres personas, uno descontento… ¡transmite su impresión por lo menos a diez de sus conocidos! Eso, sin contar las Redes Sociales…
Como te darás cuenta, todo el trabajo de gestión y mantenimiento de la base de datos se realiza mediante herramientas informáticas y utilizando las TICs. Es decir que perfectamente puede ser realizado en forma remota, contratando los servicios de un/a Asistente Virtual (VA). La ventaja es que contratarás un/a profesional calificada, acostumbrada a involucrarse con el trabajo, a la que sólo deberás abonarle las horas que destine a la tarea. Un/a Asistente Virtual puede:
y mucho más que podrás averiguar poniéndote en contacto!
Si tu misión en la compañía está relacionada con la gestión y mantenimiento de la base de datos de los clientes, te invitamos a analizar juntos las funciones que se deben realizar y cómo es posible que mediante la colaboración de un/a Asistente Virtual (VA), la base de datos se convierta en una solución antes que un nuevo problema.
Cuando comenzamos nuestra actividad como Asistentes Virtuales (VAs), tendemos a pensar que cuanta más variedad de servicios ofrecemos, más clientes vamos a conseguir. Es cierto que abarcar varios tipos de tareas, varias áreas de conocimiento puede ser un desafío que nos lleve a elevarnos como personas, al tener que capacitarnos y mejorar constantemente, a fin de ofrecer esos servicios con la máxima calidad.
Pero está claro que no podemos ofrecer respuestas o soluciones a las necesidades de todo el mundo y cuesta bastante entender que el concepto es exactamente al revés: cuanto más específico sea nuestro servicio, cuanto más especializados estemos en un tema, las probabilidades de que nos contraten aumentan. ¿Por qué? Porque esa especialización es el factor que nos diferencia del resto de autónomos, sean Asistentes Virtuales, profesionales en diseño web, diseño gráfico o cualquier otro tipo de trabajo freelance o teletrabajo.
Permítanme una reflexión estrictamente personal: al comenzar con este emprendimiento en el campo de la Asistencia Virtual, decidí que no iba a ofrecer atención telefónica o manejo de agenda a mis clientes, fundamentalmente porque hay muchas Asistentes Virtuales que prestan ese servicio (a nivel internacional y no sólo en España) y porque el teléfono es para mí una interrupción, una gran distracción que disminuye mi productividad. Lo que quería, era encontrar para mí lo que se denomina “nicho de mercado”: es decir, encontrar una tarea que yo pudiera realizar con excelencia y que viniera a cubrir un vacío dentro de lo que se ofrece, en general, en materia de servicios de Asistencia Virtual.
Reconozco que crear blogs, escribir contenidos y participar en Redes Sociales para mis clientes es algo que me gusta muchísimo y lo hago con gran solvencia. Pero he descubierto “LA“ tarea que constituye mi especialización, mi propio nicho. Algo que cubre una necesidad y que no muchas Asistentes Virtuales ofrecen: la transcripción de audio a texto, en idioma español. Es un servicio especialmente orientado a escritores, conferencistas, profesionales, gestores de contenidos para blogs (ya sean bloggers o Community Managers) y toda persona que prefiera dictar sus trabajos en lugar que tener que escribirlos.
El ahorro en tiempo es notorio ya que grabar un audio no es complicado (hasta puede ser divertido) y lo que se obtiene a cambio en un texto claro, en formato digital, fácil de leer, libre de todo error ortográfico o de lenguaje. Si a eso le sumas una tarifa más que competitiva en el mercado, obtienes agilidad y beneficios!
Estoy encantada de poder ofrecer este servicio especializado e invito a todas mis colegas Asistentes Virtuales a pensar en aquellos nichos, aquellos segmentos de mercado cuyas necesidades aún no han sido satisfechas. Hay muchas posibilidades, muy diversas y una vez encontrado ese factor diferenciador, recomiendo orientar los esfuerzos hacia ese colectivo, que seguramente está ávido de recibir la colaboración de una Asistente Virtual profesional que les ayude a optimizar su tiempo y a mejorar sus negocios.
Hoy contamos con la colaboración de Silvia Franco que ha tenido la gentileza de enviarnos este artículo de su autoría, que invita a pensar:
“Siempre me pregunté porqué si la creatividad y la innovación son competencias tan buscadas en el rol de una asistente ejecutiva; transgredir ciertos límites de lo conocido y estandarizado es una línea difícil de cruzar para muchos jefes.
Los empresarios aceptan y esperan ansiosos aquellas propuestas originales e innovadoras de departamentos como marketing, ventas, producción, diseño y publicidad, etc. pero pareciera en algunos casos que cuando la innovación afecta la tarea de su secretaria, los conceptos de flexibilidad, desafío ante mayores logros, nuevas estrategias, ya no son tan valoradas o vistos con tan buenos ojos.
Existen en la actualidad numerosas herramientas informáticas y de gestión que con la debida capacitación permitirían a una secretaria “común” realizar sus tareas administrativas de una manera más ágil, efectiva y sobre todo “motivada” por ir a buscar ese “algo más” que todo ser humano necesita para sentirse reconocido y estimulado en su labor. Esto no siempre implica gastos o erogación económica, sino algo más difícil. Confianza en delegarle al otro un espacio de trabajo en libertad creadora, la posibilidad de mostrar que una tarea puede hacerse de mil formas diferentes a como se venía realizando, en mejor tiempo y optimizando recursos y resultados.
Hablamos de liderazgo, leemos las últimas tendencias en management y tratamos de involucrarnos en el negocio, y nos ponemos la “camiseta”, pero a la hora de “patear el tablero” y probar una idea, un método nuevo, y poner sobre la mesa una estrategia distinta que sin dudas nos dará un resultado diferente, preferimos seguir haciendo las cosas como hace años se vienen haciendo. El cambio le está permitido a los publicistas, responsables de marketing, packaging, ventas, promociones etc. A las secretarias NO mucho, hasta ahí nomás… Es cierto que lo novedoso a veces incomoda un poco en la organización, pero no hay que tenerle tanto miedo al crecimiento innovador. Gracias a que alguien arriesgó antes y apostó por la creatividad, hoy tenemos cajeros automáticos, microondas, mp4, post it y asistentes virtuales.
Hagamos de la innovación un aliado, no la limitemos solamente a los mandos altos, al área de nuevos productos, tecnología, sistemas, etc. sino que es un factor de entusiasmo para involucrar al personal y alcanzar los objetivos de la empresa. Y si con creatividad e innovación podemos avanzar, incursionar en negocios que desconocíamos, crecer profesionalmente y en equipo, por qué quedarnos rezagados?
¿Pensó alguna vez que con una cuota de creatividad, probablemente su secretaria realizaría la misma tarea, mejor y en menos tiempo? ¿Sabía que existen las asistentes virtuales que trabajan a distancia, aprovechando todo el potencial de Internet y más, para brindar los servicios de una secretaria ejecutiva a menor costo? Profesionales comprometidas y capacitadas en quienes delegar todo el trabajo que lo desborda?
No tengamos miedo al cambio, nada con vida es estático, no hay empresa que levante vuelo amarrada al suelo. La transformación brinda oportunidad, resultados nuevos, abre la mirada sobre lo de siempre. Confiemos en el equipo, valoremos a nuestra gente y permitámonos una vez hacer las cosas de una manera diferente. La innovación debe ser una competencia impartida y compartida por todos los eslabones de la organización, aunque implique disentir en algunos casos, o transgredir paradigmas muy conservadores.
La innovación es una estrategia que requiere coraje, confianza, fuerza para tirar todos en la misma dirección, no debe limitarse sólo a los mandos altos o más creativos. Innovar tiene más beneficios que desventajas.
Ponga atención y no se distraiga, quizás el de al lado tiene una “idea de oro” (aunque sea una secretaria) y Ud. ¿se la va a perder???.”
*** Silvia Franco es Asistente Virtual certificada y ofrece desde su sitio www.secretaryonline.com.ar “Un estilo diferente de Secretaria Ejecutiva”.
Para más información: info@secretaryonline.com.ar
Telefónicamente, al (15) 5852 6183 si estás en Buenos Aires – Argentina
Desde el Exterior: (54 911) 5852 6183
¿Sabes cuál es el bien más caro y más preciado, y que si embargo no se puede ganar, ahorrar ni atesorar? Acertaste: el tiempo. El tiempo es el gran amigo –o el gran enemigo- de las personas que como tú o yo, trabajamos a distancia, y saber administrarlo, aunque es un objetivo difícil, no será imposible y en compensación, te proporcionará grandes satisfacciones.
La base para una buena administración del tiempo es la planificación. Actualmente se habla de “gestionar”; de hecho, es un concepto más amplio que simplemente administrar el tiempo, ya que implica la incorporación de nuevas herramientas y conocimientos para avanzar realmente en una forma científica de organizarnos y trabajar. Pero la gestión del tiempo puede ser al mismo tiempo una ciencia, una técnica y un arte, si le incorporamos una cuota de creatividad, para conformar una agenda que lleve indudablemente nuestra impronta personal.
Para gestionar adecuadamente el tiempo debemos comprometernos con nuestra tarea y ser disciplinados para:
La gestión del tiempo es un tema realmente apasionante que ha dado lugar a abundantes estudios científicos y tiene una gran importancia en la planificación del trabajo de las grandes organizaciones, pero básicamente las herramientas a utilizar son las mismas, tanto para una Asistente Virtual que trabaja desde la comodidad del hogar, como para una oficina dedicada al asunto, en alguna de las más grandes fábricas del mundo.
Una de las primeras cosas que debemos hacer es la lista de tareas, para luego determinar el orden en que las vamos a realizar. Las tareas derivan de las metas y objetivos; de hecho, una vez establecidas las metas con objetivos claros, realizables y controlables, surgen las tareas como componente operativo.
Para establecer el orden de tareas es interesante contar con una herramienta como este cuadro:
El cuadro nos permite establecer el orden de prioridades de las tareas, valorándolas en una escala de 1 a 4.
En esta era de la informática y los ordenadores, hay muchísimas herramientas que nos pueden ayudar a planificar y gestionar el tiempo: agendas electrónicas, organizadores, alertas, alarmas y mucho más. Sin embargo, si lo único que tienes es un sencillo cuaderno y un lápiz, también puedes gestionar tu tiempo adecuadamente, pues las claves no están en la tecnología sino… ¡en nuestra propia mente!
Para eso, te sugiero tener en cuenta las llamadas “Leyes de Acosta”1:
¡Mucha suerte con tu gestión del tiempo! y espero tus comentarios.
1 José Mª Acosta Vera, Doctor Ingeniero Industrial, “Certified Trainer” por el Time Management Center of Michigan – http://www.josemacosta.com/
A la vista de los adelantos tecnológicos que se estaban produciendo, durante el siglo XX se pensaba que en el futuro la gente podría trabajar cada vez menos y así tener tiempo para disfrutar de una vida cómoda y satisfactoria.
Comprobamos hoy que no hay nada más alejado de la realidad, puesto que con el aumento de la productividad ha aumentado también nuestro deseo de poseer cada vez más dinero y más bienes.
Actualmente, son muchísimas las personas que viven saturadas de trabajo, sobrecargadas de actividades y agobiadas por todo tipo de preocupaciones en pos de sacar adelante sus familias.
Está comprobado que trabajar en exceso de manera habitual y continuada se vincula con un mal estado de salud en general. Señalamos como trastornos provocados por el stress: obesidad, enfermedades cardíacas, ansiedad, baja energía, depresión pero también propensión a los accidentes, alcoholismo y drogodependencia.
Y el stress o la sobrecarga laboral no tiene solo consecuencias físicas, sino que además tenemos tensas relaciones con nuestro entorno, nos vemos más expuestos a separaciones y divorcios y existen deficiencias en la crianza de los hijos por falta de tiempo y dedicación.
Entonces, es muy importante lograr un equilibrio entre el trabajo y la vida familiar y para cuidar así nuestra salud mental, física y emocional, destinando tiempo para descansar y disfrutar de nuestros seres queridos.
No debemos permitir que nuestro trabajo se convierta en nuestra obsesión y nos impida disfrutar de los otros aspectos de la vida. Es momento de replantearse las prioridades y buscar maneras más efectivas de hacer las cosas y un excelente punto de partida sería delegar aquellas pequeñas y rutinarias tareas que quitan tiempo.
No dudes en consultar de qué manera los servicios que brinda una Asistente Virtual podrían ayudarte para que puedas comenzar cuanto antes a armonizar mejor trabajo y vida familiar.
Seguramente te pasa que, como empresario o profesional, comprendes que la diaria tarea de revisar tus bandejas de correo electrónico te quita tiempo y te impide dedicarte a otras cosas, más productivas para tu negocio o más gratificantes para ti.
Te cuento que ésta es una de las muchas –tediosas– tareas cotidianas que podrías delegar en una Asistente Virtual (o VA), no es nada difícil de implementar y sólo redunda en beneficios.
Una vez seleccionada la Asistente Virtual con la que vas a trabajar, habrá que establecer cuáles serán las cuentas de correo electrónico que quieres que te maneje.
Luego deberás transmitir a tu Asistente cuáles son los criterios de respuesta que debe tener en claro para realizar el trabajo y cuáles serán aquellos e-mails que deberán ser gestionados inevitablemente por ti.
La tarea previa de la VA será primero, crear reglas de correo que harán que los e-mails entrantes vayan a ciertas y determinadas carpetas preestablecidas y luego, crear plantillas que puedan ser utilizadas como respuestas válidas ante cierto tipo de e-mails, de recepción habitual y frecuente.
Diariamente, el trabajo de la Asistente Virtual consistirá en acceder a las cuentas que el cliente quiere que le maneje, revisar la bandeja de entrada preferentemente en dos horarios distintos durante el día, por ejemplo a las once de la mañana y a las cuatro de la tarde. El hacerlo de esta manera incide directamente en la productividad, tanto de la VA como del cliente para el cual trabaja.
A continuación, la Asistente Virtual responderá mediante las plantillas prediseñadas, personalizando todos los campos posibles como para que el destinatario no sienta que se trata de una respuesta automatizada.
Y para ese pequeño porcentaje de e-mails que requieren la intervención directa del cliente, establecer la forma y el momento en que van a ser comunicados, por ejemplo: por escrito, al final del día.
Cada día son más los profesionales y empresarios que delegan esta tarea para ganar en productividad, realizando una gestión más inteligente de su tiempo y recursos y, desde luego, sin que los costos se encarezcan innecesariamente. Si deseas más información, no dudes en contactar y disiparemos todas tus dudas